Die hohe Dynamik in der Digitalisierung und Automatisierung, der Trend hin zu kürzeren Produktlebenszyklen und die Globalisierung im Wettbewerb, stellen insbesondere kleinere und mittlere Unternehmen branchenübergreifend vor grosse Herausforderungen. Wichtige Fragestellungen betreffen dabei die zunehmende Komplexität der Kundenanforderungen, die modulare Ausgestaltung der Produkt- und Serviceportfolios, das Kundenerlebnis, von der Offerte bis zum Betrieb der Lösung sowie die Ausgestaltung interner Abläufe und der Zusammenarbeit.

Wir als Unternehmen müssen uns in Zukunft darauf einstellen, Veränderung laufend und über alle betrieblichen Dimensionen der Leistungserbringung hinweg, gestalten zu müssen. Ein zentraler Erfolgsfaktor, um die oben geschilderte Dynamik beherrschbar zu machen und im besten Fall proaktiv zu gestalten, ist das Projektmanagement. Es bildet den Rahmen für jede (R)Evolution im Unternehmen und ermöglicht uns, losgelöst vom Tagesgeschäft, Veränderungen zielgerichtet und geplant umzusetzen. Ausgehend von der Strategie, definiert, plant und begleitet das Projektmanagement alle Vorhaben im Unternehmen und ermöglicht uns, die Risiken der Transformation beherrschbar zu machen.

Ausgangspunkt unserer Betrachtung bildet die Strategie mit ihren Zielen. Sie gibt den Endpunkt unserer „Reise“ vor, ohne jedoch den Weg dorthin genau vorzuzeichnen. Die Ausgestaltung des Weges erfolgt erst im Rahmen der Strategieumsetzung, die auf Projektmanagement-Methodik basiert und für die wir nachfolgend die Hauptaktivitäten kurz skizzieren.

Ausgestaltung der Strategie

Die richtigen Dinge tun! Auf Basis der strategischen Ziele, definiert und quantifiziert das Projektportfolio Management die strategischen Erfolgsfaktoren, bewertet den Strategiebeitrag der zur Auswahl stehenden Vorhaben und setzt sie in Zusammenhang mit Budgets und Ressourcenkapazitäten.

Roadmap der Vorhaben

Die Ressourcen optimal nutzen! Das gewählte Portfolio wird unter den Nebenbedingungen «Mitarbeiterverfügbarkeit» und «Budget» auf die Zeitachse verteilt. Das Ziel ist der projektübergreifend bestmögliche und machbare (Multi-)Projektplan.

Projektplanung und Tracking

Die Dinge richtig tun! Die Projektplanung und -umsetzung wird auf die Ebene der Einzelprojekte delegiert. Der Projektleiter übernimmt jetzt die Verantwortung, detailliert die Planung aus, überwacht den Fortschritt und meldet Konflikte mit der Roadmap an das Projektportfolio Management zurück..

Reporting und Zielerreichung

Messung der Zielerreichung! Die Summe der Rückmeldungen aus den Einzelprojekten fliesst in die Roadmap zurück und erlaubt uns, Fehlentwicklungen im Projekt und im Portfolio frühzeitig zu identifizieren und proaktiv gegenzusteuern.

Die genannten Aktivitäten sind nicht isoliert zu betrachten und in keinem Fall abschliessend. Wir sprechen vielmehr von einem ganzheitlichen Vorgehen, dass in sich konsistent und in die Organisation eingebunden sein muss. Das Projektmanagement ist demnach Chance und Risiko zugleich, lässt es sich doch nicht «von oben» herab verordnen oder isoliert nur in einer Organisationseinheit oder in einem Team platzieren. Es erfordert vielmehr, dass wir alle Aspekte des Projektmanagements berücksichtigen, einen gemeinsamen Nenner definieren und unternehmensweit klare Vorgaben und Vereinbarungen treffen und kommunizieren. Das Projektmanagement wird in keinem Fall als «Big Bang» implementiert, sondern in der lernenden Organisation implementiert und mit zunehmender Maturität laufend weiterentwickelt. Es gilt in jedem Fall, «so viel wie möglich und so wenig wie nötig».

Alle Weiterentwicklungen in der Projektorganisation sollen strukturiert erfolgen und alle Aspekte der Veränderung mit einbeziehen, bzw. besser noch, proaktiv managen.Vom Ergebnis hergedacht, sind folgende Faktoren massgebliche Gradmesser für die Bewertung von «Erfolg und Misserfolg» einer Projektmanagement-Lösung.

Organisation

Das Projektmanagement ist im besten Fall Teil der Unternehmens-DNA und wird von der ganzen Organisation gelebt und getragen. Die Zusammenarbeit der Linien- und der Projektorganisation ist durch Wertschätzung und Akzeptanz geprägt und klar geregelt. Das Wissen in der Organisation wird proaktiv geteilt und ist allgemein verfügbar.

Einheitliches Verständnis

Die Projektmanagement-Methodik ist klar definiert, auf die Unternehmensbedürfnisse hin ausgerichtet und durch das Management getragen. Die Projektorganisation und Mitarbeiter sind mit den Inhalten, Begriffen und Vorgehensmodellen vertraut und sprechen eine gemeinsame Sprache.

Abläufe und Prozesse

Wie oben beschrieben, ist das Projektmanagement Bestandteil der ganzheitlichen Strategieumsetzung. Die Prozesse, ausgehend vom Projektportfolio Management, bis hin zur Rückmeldung von Fortschritten im Einzelprojekt, sind prozessual miteinander verbunden und werden durch Steuerungs- und Eskalationswerkzeuge sinnvoll ergänzt. Die Prozesse regeln die Abläufe, ohne die Flexibilität der Projektorganisation zu weit einzuschränken.

Mitarbeiter

Die Mitarbeiter in der Organisation werden in die Entwicklung des Projektmanagements mit eingebunden und laufend gefördert und befähigt. Die Rollen und Verantwortlichkeiten sind klar und die Zusammenarbeit zwischen Projekt und Linie formell vereinbart. Die Kultur ist offen für neues, fehlertolerant und fördert den projekt- und teamübergreifenden Informationsaustausch.

Technologie

Abläufe und Methodik im Projektmanagement werden sinnvoll durch ein Projektmanagement-Tool unterstützt. Über eine zentrale Datenhaltung wird die Transparenz über alle geplanten und laufenden Vorhaben sicherstellt, Risiken frühzeitig erkannt und Informationen zu Ressourcenverfügbarkeit und -einplanung verfügbar gemacht. Die Implementierung wird durch Schulungs- und Kommunikationsmassnahmen begleitet und die Akzeptanz im Unternehmen sichergestellt.

Die Funktionalität im Projektmanagement wird durch die Ausgestaltung der Erfolgsfaktoren und über ihr Zusammenspiel in der Projektorganisation sichergestellt. Die Ergebnisse aus den Einzelprojekten stellen in ihrer Gesamtheit die strategische Zielerreichung dar, die auf Ebene des strategischen Projektmanagements laufend überwacht und gegebenenfalls angepasst wird. Das Projektmanagement verfolgt dabei niemals einen Selbstzweck, sondern unterstützt vielmehr die Maximierung des strategischen Beitrags und die kohärente Zielerreichung.

Für weitere Fragen zum Thema Projektmanagement, sei es zur Auditierung bestehender Lösungen, zur Weiterentwicklung oder zur Neueinführung, stehen wir gerne Rede und Antwort.